見積書のテンプレート｜登録不要で作る手順と4形式の選び方

見積書のテンプレートには 4 つの形式があり、Excel・Word・PDF・Web のどれで作っても、できあがる 1 枚の中身は同じです。違うのは、ファイルをダウンロードして打ち替えるかどうかと、毎回書き換わる 3 か所を直しやすいかどうかです。

先に確かめた事実（一次情報）

• 適格請求書の様式に法令等の定めはなく、記載すべき事項がそろった書類ならその名称を問わない（出典: 国税庁「適格請求書等保存方式に関するQ&A」問 25・令和 6 年 4 月改訂・2026-09-11 確認）
• 記載事項の 6 項目は、取引の相手方から交付を受ける請求書・納品書等の側に求められるもの（出典: 国税庁「No.6625 適格請求書等の記載事項」令和 7 年 4 月 1 日現在法令等・2026-09-11 確認）
• 契約については、書面への押印は特段の定めがある場合を除いて必要な要件とはされていない（出典: 内閣府・法務省・経済産業省「押印についてのQ&A」問 1・令和 2 年 6 月・2026-09-11 確認）

はじめに 4 つの形式を並べ、選ぶときに効いてくる差だけを取り出します。

見積書のテンプレートは4形式 — できあがる1枚は同じ⁠

どの形式で作っても、取引先が受け取る見積書の中身は変わりません。分かれるのは、金額の計算を任せられるかと、1 枚目に取りかかるまでの手数です。

Excel は、行を足しても合計が追いかけてくれる形式です。白紙から組む場合の関数とセルの置き場所は請求書のエクセルでの作り方にあります。

ただし表計算ソフトの入っていない端末では開けません。外で見積もりを頼まれる機会が多い働き方だと、この一点が効いてきます。

Word は文章を添えやすく、品目が 2〜3 行で収まる案件に向きます。ただ金額の欄は手入力が前提で、検算は自分の仕事として残ります。

提案の文面と同じファイルにまとめたい案件なら、文章の自由度がそのまま利点になります。逆に品目が増える案件では、合計を見直す回数が増えるのが難点です。

PDF は開いた見た目が変わらない形式で、印刷して手で書く 1 枚に向きます。入力欄つきのものは打ち込めますが、行を増やせる設計にはなっていないものがほとんどです。

Web 形式は、ファイルを開かずにブラウザの画面で項目を埋める型です。端末を選ばずに同じ画面が出るので、スマホから送る機会が多い人に向きます。

形式の並びは請求書側でもほぼ同じで、毎月の使い回しまで含めた話は請求書テンプレートの選び方にあります。では、この 4 つから 1 つに絞る手がかりはどこにあるのでしょうか。

形式を決める3つの基準（計算・体裁・枚数）⁠

決め手になるのは、計算・体裁・枚数の 3 つです。見積書では、この 3 つの当てはまり方が請求書と少しずれます。

• 計算: 見積の明細は、数量 × 単価の行が出たり引っ込んだりします。行を足すたびに合計が動く形式なら、検算の回数が減ります
• 体裁: 相見積もりでは、他社の 1 枚と並べて読まれます。欄の位置が毎回同じなら、読む側は金額と条件を同じ場所で拾えます
• 枚数: 見積は出しても受注に至らないことがあります。作った数と請求した数は一致しないので、月に何枚出すかは請求書より多めに見ておきます

3 つは同時に効くわけではなく、案件の性格で順番が入れ替わります。品目が 1 行なら計算は問われず、相見積もりが前提なら体裁が先に来ます。

枚数の見方は請求書と違います。受注に至らなかった 1 枚も作った枚数には入るので、月に作る枚数は請求した件数より多くなりがちです。

どれを重く見るかで迷うなら、直近 3 か月に出した見積書を見返します。品目の行数も枚数も、記憶より手元の控えのほうが正確です。

3 つのうち枚数で迷う人ほど、ファイルを開くまでの手数が効いてきます。Web 形式を選んだとき、1 枚目までの手順はどう変わるのでしょうか。

ダウンロードしないで1枚作る手順⁠

ダウンロードしないで作るなら、通る手順は 4 つだけです。テンプレートという言葉はファイルを落とすものとして使われがちですが、1 枚出すのが目的なら別の道があります。

1. ブラウザで見積書の作成画面を開く
2. 宛名・品目・金額・有効期限を埋める
3. PDF で保存する
4. メールなどで送る

4 つのうち、手が止まるのは 2 番目だけです。宛名と品目、金額、有効期限を埋めてしまえば、あとは保存して送る作業になります。

2 番目で有効期限を入れ忘れると、相手からいつまでの条件かを聞かれます。項目の並びに有効期限がある様式なら、埋める順番のなかで自然に入ります。

ファイルをダウンロードして作る場合は、ここに手順が 2 つ増えます。様式を探す・ダウンロードする・ソフトで開く・打ち替える・PDF にする・送る、の 6 手順です。

6 手順の側で時間を取られるのは、1 番目と 4 番目です。候補の様式をいくつも開いて見比べ、選んだ 1 つを自分の案件に合わせて打ち替えることになります。

同じ様式を使い続けるなら、2 枚目以降は打ち替えだけが残ります。ダウンロードから始まるのは、様式を探し直すときです。

ブラウザで開いて項目を埋め、PDF で保存して送る。この 4 手順を登録なしで通せるのがスイスイ請求（登録不要・無料で請求書・見積書を作れるアプリ）で、見積書の作成と PDF 保存は無料の範囲です。

4 手順で済むかどうかは、開いた画面がそのまま作成画面かどうかで決まります。会員登録の画面が先に出ると、手順は 5 つ 6 つと増えていきます。

開いた画面がそのまま作成画面かどうかは、Web 形式のなかでも分かれます。登録の有無は形式の優劣ではなく、出す前に確かめる項目の 1 つです（見分けるポイントを登録不要の請求書アプリの選び方と使い方で扱っています）。

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見積書のテンプレートに要る欄、要らない欄⁠

テンプレートを見るときに効くのは、あとから自分で足すことになる欄があるかどうかです。見積書には記載事項の定めがないので、欄の構成は選ぶ側で決められます。

適格請求書の様式が法令等で定められていないのは、交付する請求書などの側の話です（前掲 問 25）。記載事項の 6 項目も請求書等に求められるもので、見積書の要件として置かれているわけではありません（前掲 No.6625）。

見積書のテンプレートで確かめておきたい欄は 3 つです。

• 有効期限の欄: いつまでの条件かを、具体的な日付で書ける欄があるか
• 見積書番号の欄: 問い合わせや再発行のときに、1 枚を番号で特定できるか
• 消費税の欄: 税率ごとに分けて書けるか。受注後に請求書へ引き継ぐとそのまま使えます

有効期限の欄がない様式では、備考欄に毎回書き足して使うことになります。同じ文を打ち直すより、はじめから欄があるほうが抜けません。

見積書番号は、受注に至らなかった 1 枚にも振られます。番号の欄がないと、同じ取引先へ出した 2 枚目を電話口で特定できません。

消費税の欄を見るときの基準は、受注後の請求です。税率ごとに分けられない様式だと、請求の段階で欄を足す作業が出ます。

反対に、無くても困らない欄もあります。登録番号を書く欄は請求書の段階でそろえば足りますし、押印の欄は求められたときに角印を入れれば済みます。

欄に何をどう書くか、9 項目の記入例と有効期限の決め方はフリーランスの見積書の書き方が担当しています。請求書側で要る欄の中身は請求書の書き方にあります。

毎回書き換わるのは「日付」と「有効期限」と「番号」⁠

前回の見積を複製して出すとき、直し忘れが出るのはこの 3 か所です。金額と品目に気を取られると、書類の頭の部分が前回のまま残ります。

• 発行日: 複製した日ではなく、実際に出す日に直します
• 有効期限: 発行日を起点にした日付に入れ直します。先月のままだと、受け取った側は期限切れの 1 枚として読みます
• 見積書番号: 前回と同じ番号のままだと、再発行なのか別案件なのかが取引先の側で分かりません

日付は 3 か所のうち、最も気づかれやすい箇所です。それでも複製した日のまま出てしまうのは、金額の確認を先に済ませてしまうからです。

期限が先月のままだと、受け取った側は返事の締切を読み違えます。金額の話に入る前に、期限の確認からやり直しになります。

番号は、受注に至らなかった分にも振られていくものです。前回の番号を流用すると、控えの側で 2 枚が同じ番号のまま並びます。

複製をやめて、空の様式から作り直すのも一案です。ただ品目の打ち直しが増えるので、直す 3 か所を決めておくほうが早く終わります。

毎回変わるのがこの 3 か所だと分かっていれば、形式を選ぶ基準も決まります。3 か所だけを直せる形かどうかが、2 枚目以降の手数を分けます。

受注が決まったら、その見積書はどこへ行くのでしょうか。

受注したら請求書へ — テンプレートを2つ持たない⁠

見積書と請求書で別々の様式を持つほど、受注後の転記は増えます。引き継ぐのは取引先・品目・金額で、書き直すのは書類の名前や日付といった数か所に限られます。

様式を 2 つ持つと、欄の位置は少しずつずれていきます。ずれた分だけ、請求書を作るたびに元の欄を目で探して埋め直すことになります。

控えの側でも同じです。見積書と請求書が別の形式で残ると、あとで突き合わせるときに開くソフトが 2 つになります。

受注が決まったあとに書き直すのは 5 項目で、変換前後の記載例は見積書から請求書を作る流れに置いてあります。欄の並びが同じ様式で両方を出せるなら、請求のときに欄を足し直す作業は出ません。

よくある質問（FAQ）⁠

Q1. 見積書に印鑑（角印）は必要ですか？⁠

押印が必要な要件とはされていない、という政府の整理の名宛ては契約です（前掲「押印についてのQ&A」問 1）。見積書について「押印は不要」と言い切れる根拠ではないので、取引先の求めがあればそれに合わせます。

角印を押した形で出したい取引先もあるので、印影の用意は角印を無料でオンライン作成する方法にまとめてあります。

Q2. 手書きの見積書でもよいですか？⁠

見積書に様式の定めはないため、手書きでも差し支えありません。ただし相見積もりで並べて読まれる場面では、金額の桁と有効期限が読み取りやすいかが先に効きます。

手で書くなら、金額の単位と桁を大きめに取っておくと読み違いが減ります。控えを残す手立ても、複写にするか写真に撮るかを先に決めておきます。

Q3. 相見積もりのとき、フォーマットは他社とそろえるべきですか？⁠

そろえる必要はありません。読む側が見るのは様式ではなく金額と条件なので、自分の 1 枚の中で欄の位置を毎回同じにしておくほうが効きます。

相手の様式に寄せると、かえって自分の欄の並びが案件ごとに変わります。並べて比べられるのは、金額と納期と有効期限の 3 つです。

Q4. 見積書の控えは、どれくらい残しますか？⁠

受注に至らなかった分も含めて、発行した控えは 1 か所に残します。保存する期間と根拠はフリーランスの見積書の書き方に書いてあります。

同じ相手へ次を出すとき、前回いくらで出したかを確かめる先にもなります。番号順に並べておけば、抜けている番号から出し忘れにも気づけます。

まとめ: 次にやること⁠

1. 計算・体裁・枚数の 3 つで、使う形式を 1 つに決める
2. 手元のテンプレートに、有効期限と見積書番号の欄があるか確かめる
3. 受注したあとに請求書へどう引き継ぐかを、先に決めておく

形式を 1 つに決めても、見積書は 1 枚ごとに日付と条件が動きます。前回の見積を複製して出す使い方だと、日付・有効期限・見積書番号の直し忘れが起きます。

Excel の様式を複製する方法でも、ブラウザで作る帳票アプリでも、直す欄は同じ 3 か所です。スイスイ請求では、前回の内容をもとに次の 1 枚を作り、日付・有効期限・見積書番号を入れ直せます。

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今日出す見積書も、登録不要で開いて 1 分。品目と金額を入れて PDF で保存。受注したら同じ内容から請求書に変換できます。登録不要で請求書を作る →毎月 10 件まで無料・勝手に有料にはなりません

※ 本記事は一般的な情報の提供を目的としており、税務・法務に関する助言ではありません。制度の個別の取り扱いは国税庁の案内や税理士等の専門家にご確認ください。