請求書のエクセルでの作り方｜関数と端数処理・インボイス対応

請求書はエクセルで作れます。やることは、国税庁が示す記載事項をセルに配置し、小計・消費税・合計を関数に任せ、端数処理を税率ごとに 1 回にそろえる——この 3 つだけです。つまずくのは 2 か月目以降、同じファイルを複製して回し始めてからです。

この記事でわかること

• 適格請求書の記載事項 6 項目を、エクセルのどこに置くか（配置と関数の対応表）
• 小計・消費税・合計に入れる式と、端数処理を税率ごとに 1 回にする組み方
• 源泉徴収がある取引で足す行、角印の入れ方と PDF での保存手順
• 毎月同じファイルを使い回すときに増える 4 つの手間と、その減らし方

まずは、白紙のシートに何をどこへ置くかから見ていきます。

記載事項をシートのどこに置くか

エクセルで請求書を作る作業は、大半が「置き場所を決める」作業です。適格請求書として交付するのに要る記載事項は、国税庁が示す 6 項目です（出典: 国税庁「No.6625 適格請求書等の記載事項」令和 7 年 4 月 1 日現在・2026-08-31 確認）。何を使って作ったかは問われないので、エクセルでも要件は満たせます。A4 縦 1 枚を上段・中段・下段に割ると迷いません。

振込先と支払期日は記載事項ではありませんが、入金の確認に要るので合計欄の下に置きます（請求書の支払期日はいつ？）。

配置が決まったら、次は計算をエクセルに任せます。

小計・消費税・合計を関数に任せる

電卓をやめるだけで、桁の取り違えはほとんど起きなくなります。明細表の列を「品目／数量／単価／税率／金額」の順にすると、必要な式は 4 種類で足ります。

• 明細の金額（1 行ごと）: =B5*C5（数量 × 単価。単価は税抜）
• 税率ごとの小計: =SUMIF($D$5:$D$20,10,$E$5:$E$20)（D 列に税率を 10・8 の数字で、E 列に金額）
• 税率ごとの消費税額: =ROUNDDOWN(小計セル*0.1,0)（8% 行は *0.08）
• 請求金額: =小計の合計+消費税額の合計

ROUNDDOWN は「数値を指定された桁数で切り捨てます」という関数で、書式は ROUNDDOWN(数値, 桁数)、桁数に 0 を指定すると最も近い整数として切り捨てられます（出典: Microsoft サポート「ROUNDDOWN 関数」・2026-08-31 確認）。軽減税率 8% が 1 行でも混ざる見込みがあるなら、先に税率の列を作っておくと、あとで組み直さずに済みます。

この ROUNDDOWN をどこに何回置くか——ここがエクセルで最も外しやすい一点です。

端数処理は税率ごとに 1 回だけにする

明細行ごとに消費税の端数処理をして足し上げ、その合計を記載する作り方は、適格請求書としては認められていません。国税庁は、消費税額等に 1 円未満の端数が生じる場合は「一の適格請求書につき、税率ごとに１回の端数処理を行う必要があります」としたうえで、切上げ・切捨て・四捨五入などの方法は任意に選べるとしています。個々の商品ごとに端数処理をして、その合計額を消費税額等として記載することは認められない、とも注記されています（出典: 国税庁「消費税の仕入税額控除制度における適格請求書等保存方式に関するQ&A」問 57 令和 6 年 4 月改訂・2026-08-31 確認）。

エクセルでこれをやってしまうのは、明細表に「消費税」の列を作ったときです。各行に =E5*0.1 を入れて縦に SUM すると、ちょうど認められない形になります。消費税は明細の列ではなく合計欄に税率ごとに 1 か所だけ置く。前節の式が小計を参照するのはこのためです。登録番号の書式や税率区分はインボイス対応の請求書の書き方にまとめています。

源泉徴収がある取引は、差引後の金額まで書く

源泉徴収の対象になる取引では、合計欄に差引の 1 行を足します。原稿料や講演料、弁護士・公認会計士など特定の資格を持つ人に支払う報酬は、支払う側が源泉徴収を行う取引です（出典: 国税庁「No.2792 源泉徴収が必要な報酬・料金等とは」令和 7 年 4 月 1 日現在・2026-08-31 確認）。エクセルでは合計欄に「源泉徴収税額」の行を足し、いちばん下を =請求金額-源泉徴収税額 に組み替えます。

対象は原則として消費税等を含めた金額です。ただし、請求書のうえで報酬の額と消費税等の額を分けて書いてあれば、消費税を抜いた報酬の額だけを源泉徴収の対象として差し支えないとされています（前掲 No.2792 注意事項 4）。税額そのものの求め方はフリーランスの源泉徴収税額の計算方法が詳しいです。

角印と PDF 保存で体裁を仕上げる

角印がなくても請求書は出せます。押印について、内閣府・法務省・経済産業省は「書面の作成及びその書面への押印は、特段の定めがある場合を除き、必要な要件とはされていない」としています（出典: 内閣府・法務省・経済産業省「押印についてのＱ＆Ａ」問 1・令和 2 年 6 月・2026-08-31 確認）。入れる場合は [挿入] タブの [画像] から印影を貼り、社名に少し重なる位置へ動かします（角印を無料でオンライン作成する方法）。

仕上げは [ファイル] タブの [名前を付けて保存] を選び、[ファイルの種類] で [PDF (*.pdf)] にします（出典: Microsoft サポート「Office デスクトップ アプリで PDF または XPS に保存または変換する」・2026-08-31 確認）。xlsx のまま送ると、相手の環境で列幅や改ページがずれることがあります。

これで 1 枚目は完成です。手間が出るのは、来月も再来月も使い回し始めてからです。

毎月使い回すときに増える 4 つの手間

エクセルは 1 枚作るぶんには十分ですが、毎月・複数の取引先に出し続けると、作成以外の作業が増えていきます。脅かすつもりはなく、先に知っておけば対策できるものばかりです。

請求書番号の連番管理が手作業になる

番号は、控えとの照合や問い合わせ対応のために重複や欠番のない通し番号にしたいものです。ファイルを複製して使い回すと毎回手で書き換えることになり、同じ番号を 2 枚に振る・番号が飛ぶが起きます。別シートの一覧で防げますが、その台帳を保つ手間が生まれます。

前月ファイルの複製と打ち替えの手間

先月のファイルを複製し、日付・金額・宛先を打ち替える。合理的ですが、取引先の数だけ開いて直す作業が毎月発生し、宛先の直し忘れや先月の金額が 1 行だけ残るうっかりも起きます。備えは請求書の出し忘れにまとめました。

関数の上書きによる計算ミス

式の入ったセルを数字だと思って上書きすると、以降の計算が静かに狂います。見た目は成立しているので、誤りに気づきにくいのが厄介です。入力欄のセルのロックを外してから [校閲] タブの [シートの保護] を選ぶと、入力欄以外を守れてこの事故は減らせます（出典: Microsoft サポート「ワークシートを保護する」・2026-08-31 確認）。

控えの保管場所が散らばる

作った請求書は、フォルダ・クラウド・メールの送信済みに分散しがちです。電子的に受け取ったり送付した請求書や領収書等は、データのまま保存しなければならないこととされているため、どこに何を置いたかが分かる状態にしておく必要があります（出典: 国税庁「電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】」令和 8 年 7 月・問 30・2026-08-31 確認）。保存の要件は電子帳簿保存法と請求書の保管に、見積書から起こす場合の引き継ぎは見積書から請求書の作り方にまとめています。

「テンプレートがあるから 5 分」のつもりが、番号を確かめ、複製して直し、式を見て、保存するまで含めると案外かかっていた——よくある話です。ここが気になってきたら、登録不要でブラウザから請求書を作れるツールで 1 枚だけ作り、比べてみるのも手です。

よくある質問（FAQ）

Q1. 明細の行ごとに消費税を出してはいけないのですか？

適格請求書として交付する場合、個々の商品ごとに端数処理をして合計する書き方は認められないと注記されています（前掲 Q&A 問 57）。

Q2. 請求書番号の連番管理をラクにする方法はありますか？

エクセルなら、番号の一覧を別シートで管理し、新しい 1 枚を作るたびに次の番号を確認するのが基本です。重複や欠番が起きやすい作業なので、作成と番号の付与が一続きになっているツールを使うと、番号だけを別で管理する必要がなくなります。

まとめ: 置き場所を決め、端数処理を 1 か所に寄せる

• 記載事項 6 項目をシートの上段・中段・下段に振り分ければ、レイアウトは決まる
• 式は「金額 = 数量 × 単価」「小計 = SUMIF」「消費税額 = ROUNDDOWN」「請求金額 = 小計 + 消費税額」の 4 種類
• 端数処理は一の適格請求書につき税率ごとに 1 回。明細行ごとに処理して合計する書き方は認められない
• 単発ならエクセルで十分。毎月使い回すと、連番・打ち替え・式の上書き・控えの分散が積み上がる

次のステップ

1. 今のシートで、消費税が明細の列ではなく税率ごとの合計欄にあるか確かめる
2. 入力欄のロックを外してから [校閲] タブの [シートの保護] をかけ、式のセルだけ守る状態にする
3. 控えの保存先を 1 か所に決め、翌月そこから前月分を開いて作り始める

毎月の 1 枚を、複製せずに出したいなら

エクセルで作り続けるかどうかは、月に何枚出すかで決まります。弊社のスイスイ請求は、ブラウザを開いた時点から使える登録不要の請求書作成サービスです。メールアドレスの入力もインストールもなく、作成から PDF 保存までが 1 画面で進みます。明細に数量と単価を入れれば、税率ごとの合計と消費税額は合計欄で一度に計算されるので、明細行ごとの端数処理にはなりません。角印も社名から自動で作られます。無料で作れるのは月 10 件までで、料金や無料の範囲はアプリ内の表示が最新です。

作った内容は端末に残るため、翌月は前回をもとに作り直せます。ただし端末が壊れたり買い替えたりする場合に備えて、控えの PDF は別の場所にも置いておくと安心です。項目や計算式を自分で組みたい方には、使い慣れたエクセルが合う場面もあります。選び方は請求書を無料・登録不要で作成にまとめました。

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※ 本記事は一般的な情報の提供を目的としており、税務・法務に関する助言ではありません。消費税やインボイス制度の個別の取り扱いは、国税庁の案内と所轄の税務署・税理士等の専門家にご確認ください。