請求書の送付状の書き方｜郵送するときの文例と封筒の入れ方

請求書を紙で郵送するときの送付状は、請求書と同じ日付・宛先・差出人に、あいさつ文と同封書類を足した 1 枚で、請求書の上に重ねて三つ折りにします。メールで PDF を送る場面では本文が案内の役をするので、個人事業主が会社へ送る文例の前に、届け方で要否を切り分けます。

送付状の書き方と封筒の入れ方の前に、総務省と日本郵便の案内で確かめたこと

• 総務省の信書のガイドラインは、信書に当たる文書の例に「請求書の類」を挙げています。電磁的記録物を送付しても、信書の送達には当たりません（総務省 信書のガイドライン・平成 26 年 4 月 1 日更新・2026-10-26 確認）
• 日本郵便と、総務大臣の許可を受けた信書便事業者以外の者が信書を送達すると、郵便法 4 条違反となる可能性があると総務省は案内しています（総務省 信書の送達についてのお願い・2026-10-26 確認）
• 日本郵便の比較表では、定形郵便物は長辺 14〜23.5cm・短辺 9〜12cm・厚さ 1cm 以内・50g 以内で、長 3 封筒サイズ以下が目安です。定形郵便物には信書を入れられ、ゆうメール・クリックポスト・ゆうパケットには入れられません（日本郵便 主な郵便・荷物サービス 比較表・2026-10-26 確認）

送付状が要る場面と要らない場面を、郵送・手渡し・メール・受付システムの届け方で分ける⁠

送付状を付けるのは紙で郵送するときで、メールや LINE で PDF を送るなら本文が案内の役をします。どの届け方か、相手の指定があるかで決まる行き先は、次の 6 つです。

• 紙に印刷して郵送するなら、請求書の上に送付状を 1 枚付ける（a）
• 打合せなどで手渡しするなら、添えるかは自分で決め、封筒の宛名は要らない（b）
• メールや LINE で PDF を送るなら、別紙は作らず本文で案内する（c）
• 相手の受付システムに PDF を上げるなら、送付状の欄がない限り付けない（d）
• 相手から送付票の様式を指定されたり、FAX で送るよう言われたりしたら、その指定に従い、本記事の文例は使わない（e）
• 訂正した請求書を郵送で差し替えるなら、(a) の 1 枚のあいさつ文を書き換える（f）

送付状の要否や様式を定めた規定は、消費税法 57 条の 4 と総務省の信書のガイドラインに見当たらず、この 6 つは届け方と相手の指定から本記事が組んだ目安です。宛先の部署だけを指定されたときは (a) のまま、文例の宛先に部署名を入れます。

(c) の送り方は適格請求書でも認められていて、書面を渡す代わりに電磁的記録で提供できます（e-Gov 法令検索 消費税法 57 条の 4 第 5 項・2026-10-26 確認）。電子データの送付は信書の送達に当たらず（前掲 総務省）、紙の束を郵便に出す場面とは分けて考える側です。

メールの件名は請求書の件名の書き方が件名欄の 1 行から組む形を示し、LINEで請求書を送る方法はトークへの添付の流れを扱っています。

郵送と決まれば、次は 1 枚の中身です。

郵送する送付状の文例（日付・宛先・差出人は請求書から写す）⁠

送付状に書くのは日付・宛先・差出人・あいさつ文・同封書類の 5 つで、はじめの 3 つは請求書と同じものを写します。5 つは、ビジネス文書の型から本記事が数えた区切りです。

作例は、Web デザインを受ける個人事業主が、10 月分の請求書と納品書を 2026 年 11 月 2 日（月）に郵送する 1 枚です。相手の経理部の指定は、宛先を部署にすることだけでした。

金額は請求書の側にあるので、送付状には書きません。表の 6 欄を 1 枚に並べた文例が、次のとおりです。

2026年11月2日

株式会社しらかば工業　経理部　御中

とまり木デザイン　森川 遥（住所・電話番号・メールアドレス）

書類送付のご案内

拝啓　日頃より大変お世話になっております。

さて、10月分のWebサイト更新作業の請求書と納品書を同封いたしました。お手数ですが、ご確認をお願い申し上げます。

敬具

記

・請求書　1通

・納品書　1通

以上

場面が違えば、書き換えるのは宛先と記の行です。

• 担当者の名前宛てのとき: 宛先は「株式会社しらかば工業　経理部」で御中を付けず、次の行を「ご担当者 江藤 様」にする
• 作業報告書も同封するとき: 記の下に「作業報告書　1通」を足し、3 行にする

同封する納品書に書く項目は、納品書と請求書の違いの記事で確かめられます。

請求書をスイスイ請求（登録不要・無料で請求書・見積書を作れるアプリ）で作るなら、文例は同じ PDF の 1 枚目に送付状として刷れます。編集画面の ④「紙面の体裁・添付」で「「書類送付のご案内」を1枚目に付ける」に印を入れ、あいさつ文と同封物の欄に文例を写せば準備は終わりです。

印刷 / PDF 保存すると、1 枚目が送付状、2 枚目から請求書になります。日付・宛先・差出人は請求書と同じ欄から入るので、送付状の側で打ち直す欄はありません。

送付状だけを単体で作って刷ることはできず、出せるのは請求書などに付く 1 枚目としてだけです。請求書を表計算や別のソフトで作っているなら、文例は手元の文書に写して使えます。

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表題は「書類送付のご案内」で固定され、送付状だけを別の日付や宛先にもできません。送付状を付けても帳票は 1 件のままで、無料の月 10 件の数え方は変わりません。

郵送を代わりに出す機能はなく、アプリから相手へメールで届けるのも有料の契約のときだけです。スマホの場合も、ブラウザの画面で操作します。

担当者の名前宛てにするなら、敬称の欄（既定は「御中」）を空け、ご担当者の欄には名前だけを入れます。紙面が「ご担当者 ◯◯ 様」と様を付けるため、見本の「鈴木 様」どおりだと様が 2 つ並びます。

あいさつ文を空けると標準の文が、同封物を空けると「請求書 1通」だけが刷られます。同封物を 1 行でも書くと「請求書 1通」は足されないため、記の行は請求書の分から「・」を除いて写します。

刷り上がった 2 枚に納品書を足し、次は重ねて折る段です。

送付状を上に重ねて三つ折りにし、定形に収まるかを寸法で確かめる（A4の三つ折りは99mm×210mm）⁠

送付状を一番上にして請求書・納品書と向きをそろえ、3 枚を束ねたまま三つ折りにします。重ねる順と折り方は、本記事がすすめるやり方です。

1. 送付状・請求書・納品書の順に、印刷面を上にして端をそろえる
2. 下から 3 分の 1 を折り上げ、その上に上から 3 分の 1 をかぶせる
3. 折り目を押さえてから、封筒に入れる

A4 は 210mm × 297mm なので、長い辺を 3 つに折ると 99mm × 210mm です。定形の大きさ（短辺 9〜12cm・長辺 14〜23.5cm）の封筒に収まる寸法で、封をした厚さ 1cm・50g 以内なら定形で出せます（前掲 日本郵便）。

同封物が増えて厚さか重さを超えると定形外になるため、出す前に量るのが確実です。折り目の目安が欲しければ、編集画面の「三つ折りガイド線を印刷する」に印を入れると、紙面の天から 3 分の 1 と 3 分の 2 の位置に左右の短い印が入ります。

冊子など厚いものを同封して折りたくないなら、A4 のまま角 2 封筒に入れます。定形外（規格内）は長辺 34cm・短辺 25cm・厚さ 3cm・1kg 以内で、角 2 封筒サイズ以下が目安です（同）。

折った束を入れる前に、封筒の表と裏を書いておきます。

請求書を入れた封筒の書き方（表に宛名と請求書在中、裏に差出人）⁠

封筒の表には相手の住所・会社名・部署・担当者を、裏には自分の住所と名前を書きます。決まった様式の出典はなく、ここに挙げるのはよく使われる書き方です。

表の空いたところに「請求書在中」と書き添えると、開ける前に中身が伝わります。

50g 以内の料金は、定形で 110 円、A4 のまま角 2 封筒で送る定形外（規格内）で 140 円です（日本郵便 国内の料金表〔手紙・はがき〕・2026-10-26 確認）。

料金を抑えようとゆうメールやクリックポスト、ゆうパケットを考えても、信書に当たる請求書は入れられません（前掲 比較表）。海外の取引先へ送るときと、速達・書留を付けるときの料金や扱いはこの記事の外なので、日本郵便の案内で確かめます。

よくある質問⁠

Q1. 送付状に角印は押したほうがいいですか？⁠

押印を求める決まりは、本記事で確かめた消費税法の条文と総務省のガイドラインの範囲にはありません。社名の印影を刷っておきたいなら、角印を無料でオンライン作成する方法を開くと作り方が分かります。

Q2. メールで送った後に「原本を郵送で」と言われたら？⁠

同じ内容の請求書を印刷し、(a) の送付状を付けて郵送します。送付状の日付は請求書の発行日のままなので、あいさつ文では「11月2日にメールでお送りした請求書の原本です」のように日付で指すと、相手が 2 通を取り違えません。

スイスイ請求では、送付済の請求書は送付状の欄もロックされるため、開いたときの帯の「ロックを解除して編集」から付けます。「再発行して修正(推奨)」では枝番が付き、メールで送った PDF と番号が変わります。

郵送した分の控えの残し方は、電子帳簿保存法と請求書の保管が渡し方ごとに分けています。

Q3. 訂正した請求書を郵送で差し替えるときは？⁠

送付状は (a) と同じ形のまま、あいさつ文を差し替えの文に変えるだけです。番号と発行日のつなぎ方とお詫びの文例は、請求書の訂正・再発行にあります。

まとめ: 次にやること⁠

1. 相手が紙の郵送で受け取るかと、宛先の部署・担当者を確かめる
2. 封筒に入れる書類を数えて、記の行を決める
3. 送付状を上に重ねて三つ折りにし、定形の大きさと重さに収まるかを確かめて出す

送付状は郵送のときに足す 1 枚で、日付・宛先・差出人を請求書から写せば、自分で書くのはあいさつ文と同封書類だけです。

送付状を文書作成ソフトの別ファイルで持つと、請求書の発行日や宛名を変えた月に、送付状の側だけ古い日付や宛名が残ることがあります。

請求書と同じ PDF の 1 枚目として刷る送付状では、2 枚の日付と宛名が食い違う余地がありません。

1 枚目の「書類送付のご案内」は日付・宛名・差出人の欄を持たず、スイスイ請求で作った請求書の発行日・宛名・発行者を刷ります。

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送付状から始まる請求書も、登録不要で開いて 1 分。「紙面の体裁・添付」で、「書類送付のご案内」を PDF の 1 枚目に付けられます。登録不要で請求書を作る →毎月 10 件まで無料・勝手に有料にはなりません

※ 本記事は一般的な情報の提供を目的としており、税務・法務に関する助言ではありません。郵便の料金や規格は改定されることがあるため、最新の内容は日本郵便の案内でご確認ください。