入金管理表をエクセルで作る｜列と関数・期限超過の色分け例

入金管理表はエクセルで作れ、請求額・支払期日・入金額などの列に残額と状態の式を足せば、期限超過の行を条件付き書式で色分けできます。手作業に戻るのは、5 件の作例でいえば振込手数料を引かれた 1 件のような請求額と合わない入金と、名義がカナで届く入金の行です。

この記事で使う関数と機能（Microsoft の公式サポートの記載）

• IF 関数は、条件が true か false かでそれぞれ別の値を返す関数で、書式は IF(論理式, [値が真の場合], [値が偽の場合]) です（Microsoft サポート「IF 関数」・2026-10-06 確認）
• TODAY 関数は引数を取らず、現在の日付のシリアル番号を返します。日付が更新されないときは [計算方法の設定] が [自動] かを確かめるよう案内されています（Microsoft サポート「TODAY 関数」・同）
• 条件付き書式の [数式を使用して、書式設定するセルを決定] では、先頭に等号を付け、TRUE か FALSE を返す数式で書式を当てるセルを決めます（Microsoft サポート「条件付き書式を使用して情報を強調表示する」・同）

入金管理表に要るのは8列（入力6列と、残額・状態の式2列）⁠

1 行に請求書 1 枚を置き、手で入れる 6 列と、式で出す 2 列を並べます。

源泉徴収のある請求なら、C 列には税を差し引いたあとの振込予定額を入れます（差引額の出し方は源泉徴収税額の計算）。E 列の入金日は式では使わず、どの入金で消した行かを追う控えにします。

請求書そのものをエクセルで作る関数と端数処理は、請求書のエクセルでの作り方で扱っています。

5件の作例で式を入れる（状態はIFとTODAYの1本、期限超過は条件付き書式で赤）⁠

5 件の請求に式を入れると、未入金の合計は 116,160 円、期限超過は INV-0903 の 1 件になります。基準日を 2026 年 10 月 31 日と置いた場合の結果で、金額は説明のための設例です。

入力する 5 件は次のとおりです（取引先は A〜E）。

• INV-0901: 請求額 88,000 円・期日 9/30・9/29 に 88,000 円入金
• INV-0902: 請求額 121,000 円・期日 10/31・10/31 に 120,340 円入金
• INV-0903: 請求額 38,500 円・期日 10/15・入金なし
• INV-0904: 請求額 77,000 円・期日 11/30・入金なし
• INV-0905: 請求額 44,000 円・期日 10/20・10/22 に 44,000 円入金

入金なしの 2 件は、E 列と F 列を空けておきます。式と色分けは次の 5 手順です。

1. 残額: G2 に =C2-F2 を入れ、G6 までコピーする
2. 状態: H2 に =IF(G2<=0,"入金済",IF(D2<TODAY(),"期限超過","入金待ち")) を入れ、H6 までコピーする
3. 未入金の合計: 表の外のセルに =SUMIFS(G2:G6,H2:H6,"<>入金済") を入れる
4. 色分けの入口: A2 から H6 までを選び、[ホーム] タブの [条件付き書式] から [新しいルール] を開く
5. 色分けの数式: [数式を使用して、書式設定するセルを決定] を選び、=$H2="期限超過" をキーボードで入れて [書式] で赤を選ぶ

2 の式は、残額が 0 以下なら「入金済」、支払期日が今日より前なら「期限超過」、どちらでもなければ「入金待ち」を返します。IF を 2 つ入れ子にした形で、返す文字は引用符で囲みます（前掲 IF 関数のページ）。

3 の "<>入金済" は、「入金済」と等しくない行だけを足す条件です。Microsoft の SUMIFS のページも "<>バナナ" の形で特定の値を除く例を載せています（Microsoft サポート「SUMIFS 関数」・2026-10-06 確認）。

5 の数式は、列の H にだけ $ を付けます。行の番号を相対参照のままにしておくと、選んだ範囲の各行が自分の行の H 列を見ます（前掲 条件付き書式のページ）。

INV-0901 と INV-0905 は残額 0 で「入金済」です。INV-0905 は期日を 2 日過ぎた入金ですが、遅れたことは式の結果に残りません。

INV-0903 は期日の 10/15 を過ぎて入金がなく、「期限超過」になって行が赤く塗られます。F 列が空欄なので、残額は請求額と同じ 38,500 円です。

INV-0904 は期日前なので「入金待ち」です。INV-0902 は 120,340 円が入ったものの、残額 660 円が 0 にならず「入金待ち」のままです。

未入金の合計は、入金済でない 3 行の残額 660 + 38,500 + 77,000 = 116,160 円です。

今日の日付のままだと開いた日で赤くなる行が変わり、10 月 15 日までは赤い行が出ません。同じ結果は H 列の TODAY() を DATE(2026,10,31) に置き換えると確かめられます（当社もこの形で確かめました）。

A〜D 列に写す番号・宛名・金額・期日は、スイスイ請求（登録不要・無料で請求書・見積書を作れるアプリ）で作った請求書にもう入っているので、表に写し直す必要がありません。送付済にした請求書は支払期限を過ぎると「期限超過」と赤で出て、一覧の上部には送付済の分の「未入金」の合計と件数が並びます。

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入金日を残す欄はなく、上部の「未入金」は請求書を入金済にするまで請求額の全額で数えます。分割の回に入金済みのチェックを付けても、手数料を引かれた入金でも、この合計は減りません。

手数料を引かれた入金を請求と結びつける機能や、漢字とカナで違う振込人名を同じ相手と見分ける機能もありません。銀行口座とはつながっておらず、督促は送付済の行からメールアプリに下書きを開くまでで、取引先のメールアドレスの登録が前提です。

表に入れる入金日と入金額は、銀行の明細から拾います。

銀行の入出金明細と表を突き合わせる4手順⁠

月末など日を決めて通帳か入出金明細を開き、次の 4 手順で表の E 列と F 列を埋めます。

1. 明細を開く: 前回確かめた日より後の入金だけを並べる
2. 金額で探す: 入金額と同じ残額の行を、G 列から探す
3. 名義を見る: 振込人名が、その行の取引先と同じ相手かを確かめる
4. 表に入れる: E 列に入金日、F 列に入金額を入れる

4 を入れれば G 列と H 列は計算し直されるので、状態の文字は手で書き換えません。同じ金額の請求が 2 件あるときは、3 の名義と支払期日を見比べて、どちらへの入金かを決めます。

2 の金額か 3 の名義が表と合わない入金で、手が止まります。

振込手数料660円の差し引き・分割・カナの名義で、エクセルが手作業に戻る3つの入金⁠

式が受け持つのは、請求額と入金額が一致する入金までです。「式を入れれば表が入金を見張ってくれる」と考えると、次の 3 つの入金で表と通帳がずれます。

① 振込手数料660円を差し引かれた入金⁠

INV-0902 は 121,000 円の請求に 120,340 円が入り、式の答えは残額 660 円の「入金待ち」です。11 月 1 日に開くと TODAY の日付が進んで「期限超過」になり、入金のあった行が赤く塗られます。

660 円をどちらが持つかは、取引先との取り決め次第です。こちらが持つ約束なら、手数料の列を足して残額から引くか、その行の状態だけを手で直すかを決めておきます。

スイスイ請求の「入金消込」は、銀行の入出金明細の CSV を読み込み、金額が完全に一致した送付済の請求書を候補に出す機能で、無料でも使えます。660 円少ない入金は候補に出ないため、この行の状態を「入金済」に変えるのは人の手です。

② 1件の請求に入金が2回ある分割払い⁠

たとえば 77,000 円の請求が 2 回に分けて入ると、F 列 1 つでは 2 回目の入金を残せません。F 列に 2 回分の合計を入れ、2 回目の入金日は列を足して残すなど、行の持ち方を先に決めておきます。

着手金・残金のように請求書を回ごとに分ける書き方は、請求書の分割払いの書き方にあります。

製品の側では「お支払いスケジュール」で回ごとの期日を紙面に並べられますが、分割の入金は消込の候補に出ず、回ごとの「入金済み」のチェックは人が付けます。

③ 振込人名がカナや略称で届く入金⁠

銀行の明細の振込人名はカナや略称で届くことが多く、B 列の取引先名と文字では一致しません。金額が合っていても、その入金がどの取引先からかは、明細を見た人が決めます。

同じ消込でも、振込人名が取引先名と一致しない候補には「金額のみ一致」と出ます。確認画面ではこの候補にも最初からチェックが入っているので、違う相手の行はチェックを外してから確定します。

よくある質問⁠

Q1. 請求が増えて行を足したら、式はどう広げますか？⁠

G 列と H 列は、最後の行の式を下へコピーすれば、足した行でも同じように働きます。

未入金の合計の G2:G6・H2:H6 と、条件付き書式の適用先は、足した行まで範囲を広げます。

Q2. 支払期日を過ぎても入金がないときは、どうしますか？⁠

入金がないときに最初に確かめることと連絡の始め方は、請求書の支払期日はいつ？の「支払期日を過ぎても入金がないとき」を見てください。

Q3. 入金を確かめたら、領収書も出しますか？⁠

相手から求められたときに出します。入金を確かめた請求書から領収書を作る手順は、領収書作成アプリで今日の1枚を作る手順にあります。

まとめ: 次にやること⁠

1. 手元の請求書を、番号から入金額までの 6 列に書き出す
2. 残額と状態の式を 2 行目に入れて下までコピーし、条件付き書式を足す
3. 月末に、請求額と合わない入金の行を通帳と見比べる

入金管理表は 8 列と 3 つの式があれば、未入金の合計と期限超過の行まで表の上で出せます。

請求額と合わない入金が来た月は、振込手数料でも分割でも、その行だけを通帳と照らして手で直します。

振込手数料をどちらが持つかを取引先ごとに確かめて表の脇に書いておけば、月末にその行で迷わずに済みます。

一覧の上部の「未入金」と「期限超過」は、スイスイ請求で送付済にした請求書から、式を組まずに数えられます。

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入金管理の一覧も、登録不要で開いて 1 分。送付済にした請求書は期限を過ぎると「期限超過」に。上部に未入金の合計が出ます。登録不要で請求書を作る →毎月 10 件まで無料・勝手に有料にはなりません

※ 本記事は一般的な情報の提供を目的としており、税務・法務に関する助言ではありません。振込手数料をどちらが負担するかや売上を計上する時期は、取引先との取り決めと、所轄の税務署・税理士等の専門家にご確認ください。