入金催促メールの文例｜期日から何日目に送るかと3通の書き分け
未入金の支払いを催促するメールは、期日の翌営業日に1通目、1週間後に2通目、さらに1週間後に最終の3通目を目安に送ります。件名と文例3通に、法定利率年3%で見た遅延損害金の概算と、払われないときの手段まで整理しました。
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入金催促のメールは、文例の言い回しより先に、期日から何日目に何を送るかの順番を決めます。翌営業日の 1 通目で行き違いを確かめ、1 週間後に日付を示し、さらに 1 週間後の最終の 3 通目で次の手段を伝える形で、件名も書き分けます。
遅延損害金の概算と、メールの次の手段に関わる 4 つの一次情報
- 民法 412 条 1 項は、債務の履行に確定期限があるときは、債務者はその期限の到来した時から遅滞の責任を負うと定めています（e-Gov 法令検索「民法」2026 年 6 月 24 日施行の版・2026-10-09 確認）
- 同法 419 条 1 項は、金銭の支払いの遅れの損害賠償（遅延損害金）の額を、遅滞の最初の時点の法定利率で定めます。約定利率がこれを超えるときは約定利率により、2 項で損害の証明は要しません（同）
- 法定利率は年 3% で、3 年を 1 期として見直されます（同法 404 条 2 項・3 項）。法務省は、令和 8 年 4 月 1 日から令和 11 年 3 月 31 日までも年 3% と公表しています（法務省「令和８年４月１日以降の法定利率について」令和 7 年 3 月 31 日・2026-10-09 確認）
- 支払督促は書類審査のみで、相手の住所地を管轄する簡易裁判所の書記官に申し立てます。相手が異議を申し立てると、民事訴訟の手続に移ります（裁判所「支払督促」・2026-10-09 確認）
期日から何日目に何を送るか（翌営業日・1週間後・さらに1週間後）
1 通目は期日の翌営業日、2 通目はその 1 週間後、最終の 3 通目はさらに 1 週間後を目安に送ります。翌営業日と 1 週間ずつの間隔は本記事の目安で、法律や業界で決まった日数ではありません。
作例は、Web 制作のフリーランスが会社へ出した税込 143,000 円の請求書で、支払期日は 10 月 30 日（金）です。内訳は税抜 130,000 円・消費税 13,000 円で、説明のための数字です。
送る前に、請求書を送った記録と、通帳か入出金明細で本当に未入金かを確かめます。明細と請求を照らす手順は、入金管理表をエクセルで作るの 4 手順にあります。
見るのは、送った記録・期日からの日数・支払予定日の連絡・前の 1 通への返事の 4 つです。次の 7 行を上から読み、最初に当てはまった行で止めます。
- 送った記録がない、または「届いていない」「担当が変わった」と返事があり、まだ送り直していない: 催促ではなく、宛先を確かめて送り直す（送り直しを 1 通目と数える）
- 期日の翌営業日より前（期日の当日を含む）: まだ送らない
- 翌営業日以降で、まだ何も送っておらず、予定日の連絡もない: 1 通目
- 送ったのは 1 通目までで、1 週間たっても予定日の連絡がないか、聞いた予定日を過ぎた: 2 通目（予定日を尋ね、1 週間後の日付を示す）
- 支払予定日の連絡があり、その日をまだ過ぎていない: その日まで待つ
- 送ったのは 2 通目までで、そこで示した日付か、聞いた予定日を過ぎた: 最終の 3 通目（最後の期日と、その後は書面で請求する旨）
- 3 通目の期日か、その後に聞いた予定日も過ぎた: メールは止め、最後の節の手段へ
どの行にも当たらなければ、前の 1 通から 1 週間か、そこで示した日付までは待ちます。
1 行目で送った記録そのものが見つからないときは、請求書の出し忘れチェックリストの 4 ステップから始めます。作例では 11 月 2 日（月）が翌営業日で、11 月 9 日に 2 通目、11 月 16 日を過ぎた 11 月 17 日に 3 通目です。
3 通は、件名と本文を次のように書き分けます。
| 通（送る日） | 件名に入れる語 | 本文に入れること |
|---|---|---|
| 1 通目（11 月 2 日） | ご確認のお願い・請求書番号 | 届いているか・行き違いへの一言・請求書の再添付 |
| 2 通目（11 月 9 日） | 再度のご確認・請求書番号 | 支払予定日を尋ねる・11 月 16 日までの回答 |
| 3 通目（11 月 17 日） | 最終のご確認・請求書番号 | 11 月 24 日の期日・その後は書面で請求する旨 |
1通目の文例（11月2日・届いているかの確認と請求書の再添付）
11 月 2 日の 1 通目は、払ってほしいと迫るより、請求書が届いているかを確かめる文面にします。1 営業日の遅れは、行き違いのこともあるためです。
件名: ご確認のお願い／請求書 INV-◯◯（10 月 30 日お支払期日）
株式会社◯◯ 経理ご担当者様
お世話になっております。Web 制作の◯◯です。
10 月 30 日をお支払期日とした請求書 INV-◯◯（税込 143,000 円）につき、本日までに入金を確かめられておりません。
念のため、同じ請求書の PDF を添付いたしました。
お手配済みでしたら、行き違いですのでお読み捨てください。
期日から何日目かを一覧の行に出すのが、スイスイ請求（登録不要・無料で請求書・見積書を作れるアプリ）です。PDF にしたあとの確認で「送付済」を選んでおくと、期日前は「お支払期限 あとN日」、過ぎると状態の欄に「期限超過 N日」と出ます。
作例なら 11 月 2 日に「期限超過 3日」と出て、その行の「督促」で下書きがメールアプリで開きます。件名には「【お支払いのお願い】請求書」と番号が入り、本文は期限超過を伝える定型の 1 種類です。
発行日・お支払期限・ご請求金額（税込）と行き違いへの一文も入ります。1 通目に寄せるなら言い回しを書き換え、PDF は「PDF / 印刷」で保存して自分で添付します（下書きに PDF は付きません）。
督促の下書きは、スイスイ請求で作って送付済にし、取引先のメールアドレスを登録した請求書の行から開きます。送るのは自分のメールアプリからで、下書きを開いただけでは相手に届きません。
登録ゼロ・開いて 1 分、今日の 1 枚がもう出せる。メールアドレスもアカウント作成も要りません。ブラウザで開いて、そのまま作成・PDF 保存。登録不要で請求書を作る →毎月 10 件まで無料・勝手に有料にはなりません自動送信・予約送信と、2 通目・3 通目の文面の出し分けはありません。期限超過をメールやプッシュで知らせる通知や、銀行口座との自動の突き合わせもありません。
アプリから直接送れるのは、有料の契約だけです。
1 通目に返事も入金もないまま 1 週間たったら、日付を添えた 2 通目に進みます。
2通目と最終の3通目の文例（フリーランスから会社の経理へ）
2 通目は支払予定日を尋ねて回答の期日を示し、最終の 3 通目は最後の期日と、その後は書面で請求する旨を伝えます。どちらも日付は 1 つに絞ります。
個人で受けた仕事では、相手の経理がこちらの名前を知らないこともあります。2 通目からは、発注の窓口だった担当者を CC に入れる手もあります。
件名: 再度のご確認／請求書 INV-◯◯（10 月 30 日お支払期日）
株式会社◯◯ 経理ご担当者様（CC: ◯◯様）
お世話になっております。Web 制作の◯◯です。
11 月 2 日にご連絡した請求書 INV-◯◯ は、本日時点で入金を確かめられておりません。
お支払いの予定日を、11 月 16 日（月）までにお知らせいただけますでしょうか。
1 通目に「11 月 13 日に払う」と返事があれば、その日まで待ちます。翌営業日の 11 月 16 日も入金がなければ、予定日を尋ねる行を「11 月 13 日を過ぎましたので、ご状況をお聞かせください」に替え、1 週間後の回答の日付は残します。
件名: 最終のご確認／請求書 INV-◯◯（10 月 30 日お支払期日）
株式会社◯◯ 経理ご担当者様（CC: ◯◯様）
お世話になっております。Web 制作の◯◯です。
11 月 2 日と 9 日にご連絡した請求書 INV-◯◯（税込 143,000 円）は、本日時点でご入金とご回答を確かめられておりません。
恐れ入りますが、11 月 24 日（火）までにお振込みか、お支払いの予定のご連絡をお願いいたします。
この日を過ぎた場合は書面でのご請求に切り替え、今後の進め方をご相談させていただきます。
書面での請求とは、次の節の内容証明郵便での催告のことです。
3通目の後も入金がないとき（年3%の遅延損害金は30日で約352円）
3 通を送っても払われないときのために、遅延損害金を求める根拠と、裁判所を通す手続が法令に用意されています。
作例のように期日を日付で決めた代金なら、法定利率を超える約定利率がない限り、遅延損害金は年 3% で見積もれます（前掲 412 条 1 項・419 条・404 条 2 項）。
作例で 30 日分を概算すると、143,000 × 3% × 30 ÷ 365 = 352.6 円で、1 円未満を切り捨てて約 352 円です。365 日で割る日割りは本記事の概算で、条文や法務省の案内にある計算式ではなく、請求額の全額で計算しています。
令和 11 年 4 月 1 日以降の法定利率は未確定です（前掲 法務省）。遅延損害金を求めるかは、今後の取引も含めて自分で決めます。
内容証明郵便で請求書を送ることについて、法テラスは、民法上の催告に当たると説明しています（法テラス よくある相談「内容証明郵便で債務者に対して請求書を送付すれば、消滅時効は完成しないのですか。」・2026-10-09 確認）。その時から 6 か月を経過するまでの間は、時効が完成しません（同）。
時効の期間そのものは、請求書の出し忘れチェックリストの消滅時効の節にあります。
裁判所を通す支払督促は、冒頭の一覧のとおり書類審査で進む手続です。相手が受け取ってから 2 週間以内に異議を出さなければ、申立てにより仮執行宣言が付きます（前掲 裁判所）。
どの手段を選ぶかは金額や相手との関係で変わり、迷うときの相談先は弁護士等の専門家です。
発注側がフリーランス法の支払期日の規定の対象なら、60 日の上限があります。その中身と相談先のフリーランス・トラブル110番は、請求書の支払期日はいつ？にあります。
よくある質問
Q1. 分割で払いたいと言われたら、どう返しますか？
受けるかを決める前に、各回の金額と新しい支払期日をメールか書面で残してもらうのが先です。分割の回ごとに請求書を出すなら、請求書の分割払いの書き方に記載例があります。
Q2. 催促したあとに入金されたら、何をしますか？
お礼の 1 通を送り、管理表か請求書アプリで入金済にします。送付済の請求書なら、スイスイ請求の一覧の状態の欄で「入金済」を選ぶと、入金日と入金方法を残せます。
領収書を求められたときの作り方は、入金済みの請求書から領収書を作る手順のとおりです。
Q3. 請求書に支払期日を書いていなかったら？
民法 412 条 3 項は、期限を定めなかったときは「履行の請求を受けた時から遅滞の責任を負う」としています（前掲 民法）。メールで期日を取り決めていた場合など読み方は事情で変わるので、次の請求書からは期日を日付で書きます（理由は請求書の支払期日はいつ？）。
まとめ: 次にやること
- 期日を過ぎた請求書が、相手に届いているかを確かめる
- 1 通目を送る日と、2 通目・3 通目の日付を先に決めて書き出す
- 次の取引から、遅延損害金の率を契約や発注の段階で決めておくかを考える
確認・日付・最後の期日の順に 3 通を並べれば、文面の細部で迷う場面が減ります。
期日を過ぎた請求書が何枚もあると、1 枚ずつ期日からの日数を数え、番号と金額をメールに写す作業が続きにくいのが実情です。
3 通の文例をメールの下書きフォルダに残しておくと、送る日に直すのは日付と番号の 2 か所です。
期日からの日数はスイスイ請求の一覧が「期限超過 N日」で示し、その行の「督促」なら番号と金額を写さずにメールの下書きが開きます。
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※ 本記事は一般的な情報の提供を目的としており、税務・法務に関する助言ではありません。遅延損害金を請求するか、支払督促などの法的手続きを使うかは事情ごとの判断になるため、弁護士等の専門家にご相談ください。