電子帳簿保存法への対応の考え方
電子帳簿保存法(電帳法)は、請求書などの取引書類を電子データで保存するときの要件を定めた法律です。スイスイ請求が持つ検索の機能と訂正・削除の履歴が要件のどこに対応し、どこは利用者側の備えが必要かをまとめます。インボイス制度は インボイス制度への対応の考え方 で扱います。
できること
電帳法の要件は大きく、検索できること(可視性)と、改ざんされていないと示せること(真実性)の 2 つです。
- 検索要件で絞り込む — 発行した帳票は「帳票一覧」で取引先・「発行日」の範囲・「金額(税込)」の範囲で絞り込めます。受け取った請求書はスイスイ請求管理の「受領請求書 一覧」で、「取引日 から」「取引日 まで」「金額 以上」「金額 以下」と取引先のキーワードで絞り込めます。
- 訂正・削除の履歴を残す — 帳票の作成・状態変更・訂正・削除・復元は自動で記録され、「設定」の「操作履歴(電子帳簿保存法)」で確認できます。受け取った請求書は、取引先名・取引年月日・金額を変えるときに理由の入力が必須で、「訂正履歴」に追記されます(後から編集・削除できません)。
- 税務調査に出す形にする — 受領側は「索引簿CSV」と、原本ファイルをまとめた「原本ZIP」を出力できます(手順は 索引簿 CSV・原本 ZIP・支出レポート — 税理士や税務調査に渡す)。
重要: 履歴も原本もこの端末内(ブラウザの保存領域)にあり、改ざんを技術的に防ぐ仕組みではありません。真実性の要件は、国税庁が公表する『電子帳簿保存法 訂正及び削除の防止に関する事務処理規程』のひな形を自社名で備え付け、その規程どおりに運用することと併せて満たす考え方をおすすめします。タイムスタンプの付与や第三者による認証は行いません。
画面の見かた
「設定」を下へ進むと「操作履歴(電子帳簿保存法)」があります。1 行が 1 回の操作で、日時・操作の種類・帳票の種別・取引先・操作した人・金額が並びます。
図1: ①「操作履歴(電子帳簿保存法)」で、いつどの帳票を作成・訂正・削除したかを確認できます。
- 操作の種類 — 「作成」「訂正」「状態変更」「削除」「復元」の 5 つです。「削除」だけ赤い印で出ます。
- 操作した人 — サインインして操作したときはメールアドレスが入ります。サインインせずに使った操作は『—』と表示されます。
- 帳票ごとに見る — 編集画面の下部にある「この帳票の履歴」で、その 1 枚の履歴だけを時系列で読めます。
事務処理規程を用意したいとき
国税庁のサイトにある『電子帳簿等保存制度 参考資料(各種規程等のサンプル)』から、個人事業者用または法人用の Word のひな形を入手し、名称などを記入して備え付けます。アプリの検索と履歴は、この規程に沿って運用した記録として使います。判断に迷う点は税理士または税務署に確認してください。
よくある質問
- タイムスタンプは付きますか? — 付きません。操作の日時は履歴に記録されますが、第三者機関のタイムスタンプではありません。真実性は事務処理規程の備付けと併せて確保します。
- 端末を変えると履歴は消えますか? — 端末内の記録なので、別の端末には自動では移りません。サインインしてクラウド同期を使うと、操作履歴と受領書類の訂正履歴も同期の対象になります(クラウド同期 — サインインして複数の端末で同じ帳票を使う)。
- 紙で受け取った請求書はどう扱いますか? — 取り込んで支払管理と検索の対象にはできますが、紙の原本は法令に沿って手元で保管してください。スキャナ保存の要件を満たす仕組みではありません。
- 履歴は何件まで残りますか? — 全件が端末に保存されます。「設定」の一覧には直近の件数だけが表示され、全件のうち何件を表示しているかが添えられます。
次に読む
- インボイス制度への対応の考え方 — 登録番号・税率別集計・セルフチェック。
- 索引簿 CSV・原本 ZIP・支出レポート — 税理士や税務調査に渡す — 受領側の書き出し。
- データの保存場所とバックアップの考え方 — 端末内保存のリスクとバックアップ。