データ分析の見かた
「データ分析」は、発行した請求書と受け取った請求書から、月別・年別の請求と入金、損益、資金繰りの予定、確定申告向けの年間サマリ、未回収の経過日数を機械的に集計する画面です。この記事では各セクションの見かたと、数字の母数を説明します。
できること
集計はすべて端末内の帳票データから自動で行われ、入力は要りません。金額は帳票に保存された税込の合計を足し合わせたもので、会計上の売上計上額とは異なる場合があります。
- 右上の 2 つのプルダウンで、集計する帳票の種別(初期値は請求書)と年を切り替えます。
- 「月別の請求と入金」「年別の請求と入金」は、選んだ種別の帳票を発行日で集計します。
- 「損益(月次)」「資金繰り(予定)」「未回収エイジング」と年間サマリは、請求書だけを対象にします。
重要: 表示される数値は参考値です。申告や決算には税理士の確認を受けてください。
画面の見かた
右上の種別(図の①)と年(図の②)で、集計する帳票の種類と年を切り替えます。
図1: ①集計する帳票種別、②集計する年、③月別の請求と入金の棒グラフ。
月別・年別の請求と入金
棒グラフ(図の③)は緑が「請求(税込)」、青が「うち入金済み」です。下の表には「期間」「請求(税込)」「うち入金済み」「発行枚数」が並び、発行のない月は畳まれます。PC では棒にポインタを重ねると金額と件数が出ます。スマホでは下の表で確かめます。
損益(月次)
「請求(税込)」から「原価(税込)」を引いた「損益」を月ごとに出します。原価は、案件に手入力した原価と、案件に紐付けた受領書類の合計です。帳票の無い売上を手入力していると「売上調整(手入力)」の列が増えます。会計の損益計算書ではなく、経営メモとしての集計です。
資金繰り(予定)
右上の 30 日・60 日・90 日で期間を選ぶと、「期日超過の未入金」「期日超過の未払い」、期間内の入金予定と支払予定、その「差し引き」が出ます。下には期日超過を先頭に日付順の予定が並び、各行を押すと元の帳票や受領書類が開きます。口座残高ではなく、送付済みの請求書と受領書類の期日から機械的に組んだ見込みの一覧です。
年間サマリ
選んだ年の「請求総額(税込)」「入金済み合計」「源泉徴収税額 合計」「発行枚数」と、「消費税の内訳」として「10%対象」「8%(軽減)対象」「非課税・不課税・免税」の対象額と消費税額が出ます。「CSVで書き出す」を押すと、この一覧が CSV になります。
未回収エイジング
送付済みで未入金の請求書を、支払期限からの経過日数で「期日前」「超過 1〜30日」「超過 31〜60日」「超過 61日〜」に分けて件数と金額を出します。61 日を超えた請求書は「帳票一覧」の「督促」から催促メールの下書きを作れます。
よくある質問
- なぜ売上ではなく請求と呼ぶのですか? — 請求書の発行額を足した数字で、発生主義の売上計上とは時期や金額が異なることがあるためです。
- 下書きの請求書も集計に入りますか? — 月別・年別・年間サマリは、選んだ年に発行日がある請求書をすべて数えます。未回収エイジングと資金繰りは「送付済」の請求書だけです。
- 見積書や納品書の集計も見られますか? — 「月別の請求と入金」「年別の請求と入金」は右上のプルダウンで種別を切り替えられます。損益・資金繰り・年間サマリ・エイジングは請求書のみです。
- 数字を書き出せますか? — 年間サマリは「CSVで書き出す」で CSV にできます。帳票ごとの明細は「帳票一覧」の CSV 書き出しを使います。
次に読む
- 入金管理 — ステータスを変えて入金済みにする — 未回収を減らす日々の操作。
- 案件別管理 — 見積から入金までを案件で束ねる — 損益の元になる案件と原価。
- 索引簿 CSV・原本 ZIP・支出レポート — 税理士や税務調査に渡す — 受領側の支出レポート。